PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LA EMPRESA
v PROCESOS DE GESTIÓN DE ALMACÉN
Características
·
Sistema multialmacén y con regeneración
automática de movimientos.
·
Interactividad total
·
Opción a rectificar en cualquier momento,
independientemente de la fecha y el orden del movimiento.
·
Introducción rápida de inventario.
·
Control de máximos, mínimos, inactivos.
·
Enlace con calidad.
Fases del proceso
·
Apertura
de órdenes de trabajo.
Se
pueden abrir varias órdenes de trabajo por cada obra, controlando el coste
individual de cada obra, y el total del pedido. Se permite consultar y
modificar las operaciones o fases de las obras en curso.
·
Planificación
de la duración del proyecto.
Gráfico de GANT de la duración y ejecución del proyecto, configurable visual e
interactivamente.
·
Análisis
de cargas.
Se
permite consultar a las operaciones a fases de las obras en curso. Consulta de
situación de cargas pendiente, clasificada por los criterios de proceso, obra,
fecha u operario.
Gráfico de cargas potenciales, máximas y reales por diversos criterios;
internas, externas, medidas y otras especificaciones.
Documentos
utilizados
1.
Cartas
comerciales: usadas en los negocios y actividades
profesionales.
Se componen de membrete: datos de
la empresa que envía la carta y que va en la parte superior del papel, saludo
y despedida: que se hacen de una forma ya establecida, y la firma:
que normalmente está formada por el nombre, apellidos y cargo del emisor.
Se caracteriza por usar un lenguaje culto
y poco espontáneo.
2.
Pedidos: encargo hecho a un fabricante o vendedor.
3.
Libros
registro de almacén.
2.
Gestión
de stock de almacén
En la pirámide de
decisión (pirámide CIM), la gestión de stock se sitúa en nivel 3 ó 4. Es una
función clave en la gestión de productos que decide o permite decidir un cierto
número de principios estratégicos y tácticos.
1.
Determinar los artículos que conviene
tener en el almacén.
2.
Qué cantidades hay que tener en el
almacén.
3.
Elegir los modos de suministro.
4.
Definir los plazos para un nuevo
suministro.
5.
Optar por un modo de evaluación del stock
y ponerlo en práctica.
Así mismo, la gestión
de stock es la encargada de tareas operacionales como:
1.
Grabar todos los movimientos, entradas y
salidas.
2.
Inventario permanente (conocer
permanentemente el estado del stock)
3.
Vigilar permanentemente el nivel de los
stocks y compararlo en los puntos de fabricación.
4.
Comprobar la procedencia de un pedido.
5.
Reservar los artículos asignados a un
pedido.
6.
Administrar de acuerdo con los servicios
comerciales las entregas parciales.
7.
Administrar los restos que van a quedar.
8.
Ayudar a elegir la fuente de
abastecimiento y realizar los pedidos.
9.
Elegir el tipo de inventario que se efectuará, sobre
qué referencias, en qué fecha (inventario en movimiento), y dar las
instrucciones pertinentes a la gestión del almacén para lanzar las operaciones
de recuento.
v
PROCESOS
DE GESTIÓN COMERCIAL.
Características
·
El mercado: conjunto de actos de
compra y de venta de unos bienes determinados.
·
Mercados
de consumo: donde las transacciones y servicios son
adquiridos por las unidades finales de consumo.
·
Mercados
industriales: donde bienes y servicios realizados en
las transacciones son empleados por las empresas/organizaciones para obtener
otros productos o servicios.
·
Mercados
agrarios: mercados en los que se realizan transacciones
de productos procedentes del cultivo en la tierra.
·
Mercados
de servicios: son fundamentalmente aquellos en los que
se realizan transacciones de naturaleza intangible.
·
Equilibrio
de mercado: situación que se da en su ámbito,
constituido por las personas que comercian dentro de él, al establecerse un
precio y una cantidad a contratar entre la oferta y la demanda, para las
cuales, existe pleno acuerdo entre ellas, de tal forma que tanto oferentes como
demandantes cambian satisfechos productos por dinero en una acción que
beneficia a ambas partes.
·
Determinantes
del mercado: como su propia definición indica, en el
mercado intervienen una serie de factores que determinan la propia actuación
del mercado, consumidor, comprador, demanda, competencia.
·
El consumidor: sujeto con necesidades derivadas de la escasez con
que se enfrenta. La necesidad es algo que falta y que el consumidor desea con
mayor o menos intensidad.
·
El
consumidor y sus necesidades.
·
Necesidades
vitales: primarias, de alimentación, vestido, etc...
·
Necesidades
normales: entendiendo que lo normal para un
sujeto, por su retrato social, no es lo mismo que para otro.
·
Necesidades
individuales y colectivas:
individual comer y vestir, colectiva orden público y policía)
·
Necesidades
elásticas y rígidas: son elásticas aquellas que varían
ampliamente de acuerdo con los cambios que experimenta el sujeto, mientras que
las rígidas son aquellas necesidades inalterables, constantes, etc...
·
El comprador: el comprador y el consumidor no
tienen la misma filosofía, frecuentemente porque no suelen ser la misma persona
y porque las razones de su conducta en consumo y compra son distintas, aunque
sea el mismo sujeto el que las lleve a cabo.
Se
establecen dos corrientes paralelas:
Objetivos:
·
Estrategia hacia el consumo.
·
Estrategia hacia la compra.
Medios:
·
Motivación de consumo
·
Publicidad
·
Promoción, etc...
Estrategia
hacia la compra
·
Distribución
·
Colocación en el punto de venta
·
Exhibición en el punto de venta, etc.
·
La
demanda es el deseo del consumidor y la actuación
del comprador materializada en una tensión de consumo en el mercado.
La renta de un consumidor es la parte de
sus ingresos que puede gastar sin detrimento de su patrimonio.
Existe una relación entre la demanda y la renta.
Cuando una persona ve aumentar su renta, compra en mayor cantidad los bienes
que más deseaba.
a.
Productos progresivos o normales, cuya
demanda crece con la renta del consumidor.
b.
Productos regresivos o inferiores, cuya
demanda decrece ante aumentos de renta del consumidor.
·
Demandas
rígidas y elásticas: la demanda normal es aquella en que el
consumidor varía sus compras en sentido contrario a las variaciones de los
precios.
·
Demandas
elásticas: es cuando la demanda tiene una variación
más que proporcional respecto a la alteración del precio.
·
Demandas
rígidas: es cuando la variación de la demanda es
menos que proporcional respecto a la alteración del precio.
·
La competencia: conjunto de
competidores / la referencia a una situación de hecho en un mercado
caracterizada por la circunstancia determinante de que un consumidor pueda
optar por una serie de bienes o servicios de iguales características, similares
o sustitutivos entre sí.
Documentos utilizados
Albarán: documento acreditativo de las distintas entregas, donde se deja constancia de los bienes entregados y de los servicios prestados, incluyendo el precio.
Factura: es un documento acreditativo de la venta de un producto a un comprador. Producto, información del comprador, información de la empresa que vende el producto, precio del producto..
- PROCESOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINAS.
Objetivos
·
Dotar a la dirección de la empresa de
información suficiente y especializada relacionada con el Dpto. De Personal,
para ayudar en la toma de decisiones.
·
Facilitar una gestión ágil y comprensible
de los procesos administrativos del Dpto. De Personal.
·
Potenciar el desarrollo del trabajo
administrativo.
Fases del proceso
·
Funcionalidades :
·
Multiempresas, Multifactorías y
Multiconvenios.
·
5 niveles en el código de estructura de la
Empresa.
·
Encriptamiento de los datos económicos.
·
Control del periodo de vigencia de los
datos. Definición de fórmulas, conceptos, agrupaciones de conceptos, categorías
y puestos de trabajo.
·
Cálculos automáticos según las fórmulas
definidas.
·
Recibo de nóminas oficial o modelo
abierto.
·
Facilidad en el tratamiento de ILT
continuado.
·
Control de contingencias por fechas de
vencimientos.
·
Control de los préstamos a trabajadores.
Anticipos mensuales fijos o variables.
Retroactividad.
La firma de un nuevo convenio se produce avanzado el año, ello implica el abono
e imputación de los salarios con carácter retroactivo. Estos objetivos se
obtienen con los procesos siguientes.
·
Definición del nuevo convenio, asignando
porcentajes a los conceptos y sus excepciones.
·
Cálculo de la retroactividad.
·
Emisión de recibos y resultados,
pudiéndose obtener las diferencias mes a mes o acumulables.
La gestión de
recursos humanos da soporte a la Definición del Organigrama, Definición de
puestos de trabajo y funciones, así como Inventario del personal, Proceso de
selección, Evaluación, Planes de formación y de carrera, Diario de
correspondencia e Históricos de evaluación.
Este proceso se integra
en la gestión de nóminas, complementando la información de costes,
antigüedades, etc.
Desde los procesos de
selección a la ejecución de la liquidación por el desempleo, el Dpto. de RRHH
tiene una de las áreas más importantes y de mayor exposición en la
organización. Es una de las funciones más críticas de la empresa.
Necesidades del Dpto.
de RRHH que gestionan 3 áreas funcionales e integradas:
·
Los procesos de Inventario, Selección,
Promoción y asignación de personal.
·
Los procesos de nóminas.
·
Los procesos de control de presencia.
La gestión de nóminas
satisface totalmente las necesidades de la empresa, al ser un sistema global y
sólido, potente y flexible para poder mantener con rapidez y con autonomía los
cambios de la legislación que se producen con poco margen de tiempo.
La gestión de control
de presencia gestiona los procesos de control horario y Presencia de Personal
atendiendo calendarios personalizados.
El Dpto. De RRHH
permite gestionar la información de empleados siguiendo un estricto control de
autorización basado en la definición del sistema de organización definido por
Empresa, Centro de trabajo, Centro de coste, Categoría laboral y Empleado.
Es imprescindible tener
un entorno que permita tener la seguridad de que la calidad de los datos es la
correcta y donde el sistema realiza los chequeos necesarios para impedir introducir
información errónea, manteniendo el flujo lógico de ejecución.
·
Integración con el resto de módulos;
primas, producción, control de presencia, contabilidad general...
·
Abierta; a través del sistema de
formulación que permite adaptar cualquier cambio legislativo o incidencia con
total rapidez y de manera autónoma actuando sobre niveles jerárquicos (Empresa/Centro/Sección/Categoría/Empleado
y periodos)
·
Completa; resolviendo todas las
necesidades legales y facilitando amplia información tanto a niveles reales
como en simulación muy apropiada para realizar presupuestos.
·
Reprocesamiento; potenciando la
posibilidad de reprocesar nóminas por diferencias, atrasos o complementos
(Atrasos de atrasos, etc.)
·
Segura; permitiendo establecer criterios
de cierre que bloquean la información para impedir actualizaciones erróneas en
el mes o en el proceso, almacenando además los cambios que se producen
históricamente en los cálculos.
Componentes:
Contabilidad
presupuestaria – Tesorería – Operaciones no presupuestarias – Terceros –
Contabilidad general – Gestión patrimonial – Gestión de expedientes –
Contabilidad analítica – Control y ayuda a la decisión – Recaudación – Gestión
tributaria – Integración con RRHH
Módulos de gestión:
Inventario de RRHH -
Estructura organizacional – Selección de personal – Valoración de puestos
– Administración de Sueldos y Salarios – Formación – Desarrollo de personal –
Examinación psicotécnica
Módulos de
operación:
Nómina universal –
Control fiscal – Control de créditos – Control de vacaciones – Nómina interactiva
– Control de presencia – Presupuesto de personal
Documentos
utilizados:
·
Nóminas: módulo diseñado como un conjunto de reglas, fórmulas
y cálculos y cuyo objetivo son la obtención de:
·
Cálculos y confección de los recibos de
nóminas, transferencias y cheques, etc.
·
Boletines de cotización a la seguridad
social (Tc2, TC1, Tc2/1...)
·
Impresos para Hacienda (Modelos 190, 110,
11, Certificados de retenciones, etc)
·
Informes y resúmenes de importes imputados
a Centors de costes por agrupaciones de conceptos.
Los documentos
comerciales son comprobantes de transacciones comerciales y/o financieras,
emitidos por los comerciantes o las empresas.
Utilidad; son una
constancia de las operaciones realizadas y constituyen la base del registro
contable de las operaciones realizadas.
Clasificación:
Los comprobantes
externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. EJ: facturas de compras, recibos de pagos...
Los comprobantes
internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa; facturas de ventas, presupuestos,
vales...
Están obligados a
emitir documentos comerciales quienes comercializan cosas muebles, quienes
comercializan o prestan servicios, quienes se dedican a la localización de
bienes.
Los documentos
comerciales deben ser conservados por 10 años contados desde la fecha de
emisión del documento.
·
Nota
de compra: a cada Orden de compra o nota de pedido,
es el documento que el comprador envía al vendedor especificando los bienes que
desea comprar, su precio, las condiciones de pago y, en algunos casos, la fecha
y la forma de envío de la mercancía. Obliga al comprador a adquirir la
mercancía solamente cuando la recibe en las condiciones solicitadas. Por el
contrario no obliga al vendedor salvo que haya realizado una oferta, ya sea por
medios gráficos, radiales... y el comprador le formula el pedido en las mismas
condiciones de su oferta.
Se
emite al menos por duplicado, y no genera ningún registro contable.
·
Nota
de venta: el documento por el cual el vendedor da
respuesta al comprador luego de haber recibido su orden de compra, o que
confeccione el vendedor o su comercial cuando se pacta una venta. Cuando el
pedido se ha realizado de forma verbal o telefónicamente, la nota de venta
permite “cerrar el trato”. Además permite programar la producción y entrega de
los productos.
Se emite también por duplicado y no genera
registros contables.
·
Remito: tiene dos objetivos diferentes:
·
Para el comprador: comparar con el pedido,
a efectos de controlar si es la mercancía solicitada y, fundamentalmente, para
controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación.
·
Para el vendedor: al recibir el duplicado
del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber
entregado la mercadería, que el comprador la recibió conforme y, en base al
remito, confeccionar la factura.
Es
el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las
mercaderías. Se extiende por lo general por duplicado, aunque prácticamente
siempre se emite por triplicado para que al transportista también le quede una
constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de
contabilidad, dado que generalmente los remitos se envían sin valores.
·
Factura: es el documento que el vendedor envía al comprador.
Todas las facturas deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos
por la AFIP. Es un documento registrable cuyo tamaño mínimo debe ser de 15cm de
ancho por 20cm de largo.
·
Ticket: se emite por operaciones de contado, mientras que la
factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los
tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores
fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.
·
Recibo: quien recibe un pago, deja constancia de los valores
o bienes recibidos y el concepto por el cual los recibe extendiendo un recibo.
Este documento tiene importancia legal; constituye una prueba para quien hizo
el pago, y contable; para quien lo confeccionó es una constancia de los
ingresos de fondos y para quien lo recibe es un elemento de control de la
salida de valores.
Se emite por duplicado y se registra en
los libros contables.
·
Nota
de débito: cuando el vendedor quiere poner en
conocimiento del comprador que ha cargado en su cuenta un importe determinado,
emite una nota de débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: error
en menos en la facturación, intereses, gastos por fletes, gastos bancarios,
etc.
La nota de débito siempre origina un
aumento en la cuenta del comprador por lo que es un documento registrable.
·
Nota
de crédito: es el documento que el vendedor
confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha
descargado de su cuenta un importe determinador por algunos de los siguientes
motivos: error en más en la facturación, otorgamiento de bonificaciones o
descuentos, devolución de mercancías.
Siempre origina una disminución en la
cuenta del comprador o deudor por lo que es un documento registrable.
·
Resumen
de cuenta: es usual repetir a fin de mes a los
clientes un resumen de su cuenta con la finalidad de:
Comprador:
le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta
con el que surge de sus propios registros.
Vendedor:
es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
- PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA
Parte de los recursos
pueden ser generados por la propia empresa a través del proceso de
autofinanciación, pero normalmente estos no son suficientes para cubrir sus
necesidades de inversión, por lo que tienen que buscar financiación en fuentes
externas.
Por ello se necesita
una planificación financiera. Para esto se utilizan diversos instrumentos,
entre los que destaca los presupuestos, estableciéndose unos sistemas de
control de resultados a través de las desviaciones. Además hay que optimizar
los fondos, efectuando una programación de los movimientos financieros y
regulando el ciclo “compra-producción-venta”, armonizando en lo posible la
regularidad de pagos con la de cobros, o los programas de producción con las
campañas de compra y venta.
Para esto es
fundamental la elaboración de un análisis económico-financiero y el
conocimiento de los diversos modelos estáticos o dinámicos existentes.
Las funciones que, de
forma directa o indirecta, afectan al objetivo de rentabilidad de la empresa
son: planificar, organizar, dirigir, controlar el sistema establecido.
La constitución de una
empresa supone una cifra mínima de capital, que puede deberse a una exigencia
legal o tan sola a afrontar un ritmo de actividad mínima e imprescindible.
Cuando los fondos son aportados por los socios la financiación es propia,
cuando provienen de fuentes exteriores es financiación externa (créditos,
letras, pagarés, acciones u obligaciones).
El departamento
financiero se ocupa de estudiar las fuentes de financiación más adecuadas y
encontrarlas y ponerlas a disposición de la empresa. Además colocará los
excedentes de recursos en los mercados financieros a través de la denominada
gestión de tesorería.
Sus funciones
primordiales son:
·
Captar los fondos externos que menor coste
supongan.
·
Determinar la estructura financiera.
·
Concretar la política de dividendos y la
de autofinanciación.
·
Gestionar la liquidez.
·
Proporcionar información sobre la posible
evolución de la dimensión de la empresa y sobre la estructura económica.
·
Distribuir los fondos totales de que
dispone la empresa entre los distintos departamentos.
·
Investigar cada una de las alternativas
posibles de inversión.
·
Jerarquizar las inversiones por orden de
preferencia para la empresa.
·
Analizar las decisiones de inversión
secuenciales.
·
Asignar un presupuesto escaso entre la
distinta alternativa de inversión rentable.
ü Documentos utilizados
Los presupuestos
son los instrumentos fundamentales del proceso financiero.
Un presupuesto
es la cuantificación monetaria de las magnitudes que componen los programas
establecidos para la consecución de objetivos fijados en el proceso de
planificación.
La contabilidad tiene
como función satisfacer unos objetivos o necesidades de información. Para poder
cumplir esta función de manera correcta la teoría contable se basa en el uso de
unos principios operativos que se han ido configurando a través de la práctica
cotidiana.
La actividad
presupuestaria comprende tres etapas:
1.
Elaboración y aprobación del presupuesto.
2.
Realización del presupuesto.
3.
Control y auditoría del presupuesto.
Tipos de
presupuesto
Presupuesto
operativo o de explotación:
·
Presupuesto de ventas
·
Presupuesto de producción
·
Presupuesto de compras
·
Presupuesto de mano de obra
·
Presupuesto de gastos de fabricación
·
Presupuesto de existencias
Presupuesto
financiero:
·
Presupuesto financiero
·
Presupuesto de inversiones
·
Presupuesto de tesorería
Presupuesto por
programas o discrecional:
·
Presupuesto de investigación y desarrollo
·
Presupuesto de publicidad y propaganda
·
Presupuesto de Relaciones Públicas
- PROCESOS DE GESTIÓN CONTABLE
Un sistema de gestión
contable por actividades simple y eficaz utiliza los siguientes enfoques:
1.
Establece las actividades de la empresa
2.
Establece el coste y rendimiento de la actividad.
El rendimiento se mide en función del coste por salida, el tiempo de ejecución
de la actividad y la calidad de la salida.
3.
Establece la salida de la actividad. La
medida de actividad (salida) es el factor por el cual el coste de un proceso
varía más directamente.
4.
Imputa el coste de la actividad a los
objetivos de costes tales como productos, procesos y órdenes basándose en el
uso de la actividad.
5.
Establece los objetivos corporativos a
corto y largo plazo (factores clave de éxito) Esto requiere el conocimiento y
la comprensión de la estructura de coste existencial, la cual indica el grado
de eficacia de las actividades operativas para suministrar valor al cliente.
6.
Evalúa la eficacia y la eficiencia de la
actividad. Todo lo que una empresa hace - o no hace – es medido en función de
los objetivos a corto y largo plazo. Esto supone una fórmula útil sobre la cual
basar la decisión de continuar realizando una actividad, se localizan las
actividades despilfarradoras y se determina la causa del coste.
·
Ciclos
de la contabilidad de costos y registros
Una unidad de costos se
refiere a las unidades de producción o venta expresadas como medida acorde a
las características de los procesos fabriles y de comercialización. Es una base
de medición que identifica cantidades en términos físicos.
Para su determinación
se confecciona un estado de costos de fabricación, que resume los consumos de
los materiales, mano de obra y costos indirectos, y determina:
·
Costos de periodo
·
Costos de los productos terminados
·
Costos de los productos vendidos
En los estados de
costos se utiliza la fórmula:
Costo de ventas = existencia inicial +
compras – existencia final
El flujo de costos de
producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se
reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados.
El ciclo de producción
se puede dividir en tres fases principales.
1.
Almacenamiento de materias primas.
2.
Proceso de fabricación de las materias
primas.
3.
Almacenamiento de artículos terminados (en
muchas empresas el control de los artículos terminados está bajo la
jurisdicción del Dpto. de Ventas, por lo que técnicamente no se debe considerar
parte del ciclo de producción)
En la contabilidad de
costos se emplean 3 tipos de cuentas de inventario: materias primas, trabajo en
proceso y artículos terminados.
Libros de registro
·
Libro
diario: el libro de contabilidad en el que se
anotan los hechos contables por riguroso orden cronológico. Tradicionalmente se
presenta mediante el modelo americano:
Debe
|
Asiento, fecha, cuenta, explicación
|
Referencia
|
Haber
|
·
Libro
mayor: en él se debe reflejar la información
anotada en el de Diario.
Fecha
|
Explicación
|
Referencia
|
Debe
|
Haber
|
Saldo
|
La contabilidad tiene
su relación más directa con la venta y compra de los artículos que estemos
comercializando.
Procesos de administración y gestión de la
empresa
1.
Procesos
de gestión de almacén
Características
·
Sistema multialmacén y con regeneración
automática de movimientos.
·
Interactividad total
·
Opción a rectificar en cualquier momento,
independientemente de la fecha y el orden del movimiento.
·
Introducción rápida de inventario.
·
Control de máximos, mínimos, inactivos.
·
Enlace con calidad.
Fases del proceso
·
Apertura
de órdenes de trabajo.
Se
pueden abrir varias órdenes de trabajo por cada obra, controlando el coste
individual de cada obra, y el total del pedido. Se permite consultar y
modificar las operaciones o fases de las obras en curso.
·
Planificación
de la duración del proyecto.
Gráfico de GANT de la duración y ejecución del proyecto, configurable visual e
interactivamente.
·
Análisis
de cargas.
Se
permite consultar a las operaciones a fases de las obras en curso. Consulta de
situación de cargas pendiente, clasificada por los criterios de proceso, obra,
fecha u operario.
Gráfico de cargas potenciales, máximas y reales por diversos criterios;
internas, externas, medidas y otras especificaciones.
Documentos
utilizados
1.
Cartas
comerciales: usadas en los negocios y actividades
profesionales.
Se componen de membrete: datos de
la empresa que envía la carta y que va en la parte superior del papel, saludo
y despedida: que se hacen de una forma ya establecida, y la firma:
que normalmente está formada por el nombre, apellidos y cargo del emisor.
Se caracteriza por usar un lenguaje culto
y poco espontáneo.
2.
Pedidos: encargo hecho a un fabricante o vendedor.
3.
Libros
registro de almacén.
2.
Gestión
de stock de almacén
En la pirámide de
decisión (pirámide CIM), la gestión de stock se sitúa en nivel 3 ó 4. Es una
función clave en la gestión de productos que decide o permite decidir un cierto
número de principios estratégicos y tácticos.
1.
Determinar los artículos que conviene
tener en el almacén.
2.
Qué cantidades hay que tener en el
almacén.
3.
Elegir los modos de suministro.
4.
Definir los plazos para un nuevo
suministro.
5.
Optar por un modo de evaluación del stock
y ponerlo en práctica.
Así mismo, la gestión
de stock es la encargada de tareas operacionales como:
1.
Grabar todos los movimientos, entradas y
salidas.
2.
Inventario permanente (conocer
permanentemente el estado del stock)
3.
Vigilar permanentemente el nivel de los
stocks y compararlo en los puntos de fabricación.
4.
Comprobar la procedencia de un pedido.
5.
Reservar los artículos asignados a un
pedido.
6.
Administrar de acuerdo con los servicios
comerciales las entregas parciales.
7.
Administrar los restos que van a quedar.
8.
Ayudar a elegir la fuente de
abastecimiento y realizar los pedidos.
9.
Elegir el tipo de inventario que se
efectuará, sobre qué referencias, en qué fecha (inventario en movimiento), y
dar las instrucciones pertinentes a la gestión del almacén para lanzar las
operaciones de recuento.
Procesos de gestión comercial.
Características
·
El mercado: conjunto de actos de
compra y de venta de unos bienes determinados.
·
Clasificación
del mercado: los mercados pueden clasificarse de
muchas formas, pero la clasificación más eficaz es la realizada en base a cómo
son los compradores de los productos o servicios.
·
Mercados
de consumo: donde las transacciones y servicios son
adquiridos por las unidades finales de consumo.
·
Mercados
industriales: donde bienes y servicios realizados en
las transacciones son empleados por las empresas/organizaciones para obtener
otros productos o servicios.
·
Mercados
agrarios: mercados en los que se realizan
transacciones de productos procedentes del cultivo en la tierra.
·
Mercados
de servicios: son fundamentalmente aquellos en los que
se realizan transacciones de naturaleza intangible.
·
Equilibrio
de mercado: situación que se da en su ámbito,
constituido por las personas que comercian dentro de él, al establecerse un
precio y una cantidad a contratar entre la oferta y la demanda, para las
cuales, existe pleno acuerdo entre ellas, de tal forma que tanto oferentes como
demandantes cambian satisfechos productos por dinero en una acción que
beneficia a ambas partes.
·
Determinantes
del mercado: como su propia definición indica, en el
mercado intervienen una serie de factores que determinan la propia actuación del
mercado, consumidor, comprador, demanda, competencia.
·
El
consumidor: sujeto con necesidades derivadas de la
escasez con que se enfrenta. La necesidad es algo que falta y que el consumidor
desea con mayor o menos intensidad.
·
El
consumidor y sus necesidades.
·
Necesidades
vitales: primarias, de alimentación, vestido, etc...
·
Necesidades
normales: entendiendo que lo normal para un
sujeto, por su retrato social, no es lo mismo que para otro.
·
Necesidades
individuales y colectivas:
individual comer y vestir, colectiva orden público y policía)
·
Necesidades
elásticas y rígidas: son elásticas aquellas que varían
ampliamente de acuerdo con los cambios que experimenta el sujeto, mientras que
las rígidas son aquellas necesidades inalterables, constantes, etc...
·
El comprador: el comprador y el consumidor no
tienen la misma filosofía, frecuentemente porque no suelen ser la misma persona
y porque las razones de su conducta en consumo y compra son distintas, aunque
sea el mismo sujeto el que las lleve a cabo.
Se establecen
dos corrientes paralelas:
Objetivos:
·
Estrategia hacia el consumo.
·
Estrategia hacia la compra.
Medios:
·
Motivación de consumo
·
Publicidad
·
Promoción, etc...
Estrategia
hacia la compra
·
Distribución
·
Colocación en el punto de venta
·
Exhibición en el punto de venta, etc.
·
La
demanda es el deseo del consumidor y la actuación
del comprador materializada en una tensión de consumo en el mercado.
La renta de un consumidor es la parte de
sus ingresos que puede gastar sin detrimento de su patrimonio.
Existe una relación entre la demanda y la
renta. Cuando una persona ve aumentar su renta, compra en mayor cantidad los
bienes que más deseaba.
a.
Productos progresivos o normales, cuya
demanda crece con la renta del consumidor.
b.
Productos regresivos o inferiores, cuya
demanda decrece ante aumentos de renta del consumidor.
·
Demandas
rígidas y elásticas: la demanda normal es aquella en que el
consumidor varía sus compras en sentido contrario a las variaciones de los
precios.
·
Demandas
elásticas: es cuando la demanda tiene una variación
más que proporcional respecto a la alteración del precio.
·
Demandas
rígidas: es cuando la variación de la demanda es
menos que proporcional respecto a la alteración del precio.
·
La competencia: conjunto de competidores
/ la referencia a una situación de hecho en un mercado caracterizada por la
circunstancia determinante de que un consumidor pueda optar por una serie de
bienes o servicios de iguales características, similares o sustitutivos entre
sí.
- Fases del proyecto -
Estadística:
ciencia que tiene por objeto recoger y coordinar hechos cuya misión en la
empresa es permitir llevar a cabo investigaciones sobre los datos internos de
la empresa y permitir el conocimiento del mercado mediante la investigación
primaria de alimentación, vestido, etc.
Estudios de mercado.
El sondeo. Es consecuencia de un problema comercial que no podemos resolver
por ningún otro método. Son estudios caros y complejos de realizar que se
aplican a cuatro campos: consumidor, producto, mercado y publicidad. Su proceso
de realización se constituye por cinco fases; preparación, realización,
tabulación, interpretación y aplicación del resultado.
Planificación y
objetivos.
La planificación
repercute profundamente sobre todas las demás actividades de organización de la
empresa. Esta puede justificar la no continuación de una actividad determinada.
Planificación de:
La incorporación de productos
Los canales de distribución
Las necesidades del equipo de vendedores
La distribución física
Las actividades promocionales
Control
Los recursos y asignación financiera
Los objetivos de la
empresa los podemos definir como los fines reconocibles predeterminados y
proyectados hacia los que se dirigen las actividades de la organización.
La fijación de un
objetivo es el reconocimiento de una finalidad.
·
Objetivos
de ventas: alcanzar una cifra de facturación
mensual o anual.
·
Objetivos
de márgenes: lograr un margen unitario por producto
igual al tanto por ciento determinado.
·
Objetivos
de participación en el mercado:
llevar nuestros productos a conseguir un determinado porcentaje de
participación.
·
Promoción
de ventas: toda aquella tendente a incrementar la
cifra de ventas de una empresa. Pretende acercar el producto al cliente y
elevar la demanda a corto plazo.
Este fin debe responder a los objetivos
planificados que se pueden definir a los niveles de empresa, de mercado y
de distribución.
Los principales
objetivos de la promoción a nivel de empresa son:
·
Liquidar stocks
·
Motivar al equipo de ventas
·
Conseguir mayor liquidez a corto plazo
·
Impulsar la cifra de ventas notablemente
Los principales
objetivos de la promoción a nivel de mercado son:
·
Diferenciarse de la competencia
·
Dificultar la comparación de precios
·
Introducir nuevos productos
·
Incrementar el hábito de consumo
·
Captar a los consumidores indecisos
Los principales
objetivos de la promoción a nivel de ventas son:
·
Liquidar productos perecederos o en época
de declive
·
Acelerar la rotación de stocks
·
Mejorar la imagen frente a los
distribuidores
·
Extender la distribución
·
Ganar presencia en el punto de venta
·
Liquidar stocks del distribuidor
·
Motivar o involucrar directamente al
consumidor
Existen varios tipos de
promoción de ventas:
·
Promoción dirigida al cliente final
·
Promoción para la fuerza de ventas
·
Promoción para el canal
·
Promoción para el prescriptor
Ventas: su
función primordial es la de obtener ganancias por los productos vendidos
realizados por la empresa.
Las funciones de este
departamento son todas aquellas que afecten de una manera directa al vendedor:
1.
Reclutamiento de vendedores
2.
Selección
3.
Formación e información
4.
El manual de ventas
5.
Asignación de sectores y fijación de rutas
6.
Remuneración y estímulos
7.
Apoyo
8.
Control
·
Políticas
de precios: todas las causas que alteran el mercado
apartándolo de su modelo ideal es lo que llamamos factores determinantes del
precio.
·
Factores
intrínsecos al mercado:
los factores que influyen desde el interior (naturaleza del mercado, demanda,
oferta, producto)
·
Factores
externos al mercado: son muy dispares e irregularmente
influyentes y su elevado número y diversas naturalezas son causa de la difícil
medida de sus efectos en la determinación del precio.
·
Factores
personales: podrían entrar dentro de este grupo la
oferta y la demanda, que con su forma de ser y con las influencias que a su vez
reciben de las modas, contribuyen a la formación de aquellos precios que una
vez determinados decidirán sus ventas y sus compras.
·
Políticas
de impulsión (Publicidad):
la publicidad es un instrumento comercial de primer orden y a veces
imprescindible para el desarrollo de un producto.
ü Documentos
utilizados
Albarán:
documento acreditativo de las distintas entregas, donde se deja constancia de
los bienes entregados y de los servicios prestados, incluyendo el precio.
Factura: es un
documento acreditativo de la venta de un producto a un comprador. Producto,
información del comprador, información de la empresa que vende el producto,
precio del producto...
·
Relaciones con proveedores y clientes.
La relación
cliente-vendedor es una forma muy eficaz de gestionar la calidad del proveedor
y suministrar al cliente o usuario final la mejor calidad.
Los resultados
esperados a través de estas relaciones son: una reducción del número de proveedores,
una mayor agilidad y flexibilidad en la gestión de compras y aprovisionamientos,
y la participación en proyectos de mejora conjuntos, lo que produce importantes
ahorros de costes, mejoras de la calidad y acortamientos de tiempos de ciclos.
·
Procesos
de gestión de recursos humanos y nóminas.
Objetivos
·
Dotar a la dirección de la empresa de
información suficiente y especializada relacionada con el Dpto. De Personal,
para ayudar en la toma de decisiones.
·
Facilitar una gestión ágil y comprensible
de los procesos administrativos del Dpto. De Personal.
·
Potenciar el desarrollo del trabajo
administrativo.
Fases del proceso
·
Funcionalidades :
·
Multiempresas, Multifactorías y
Multiconvenios.
·
5 niveles en el código de estructura de la
Empresa.
·
Encriptamiento de los datos económicos.
·
Control del periodo de vigencia de los
datos. Definición de fórmulas, conceptos, agrupaciones de conceptos, categorías
y puestos de trabajo.
·
Cálculos automáticos según las fórmulas
definidas.
·
Recibo de nóminas oficial o modelo
abierto.
·
Facilidad en el tratamiento de ILT
continuado.
·
Control de contingencias por fechas de
vencimientos.
·
Control de los préstamos a trabajadores.
Anticipos mensuales fijos o variables.
Retroactividad.
La firma de un nuevo convenio se produce avanzado el año, ello implica el abono
e imputación de los salarios con carácter retroactivo. Estos objetivos se
obtienen con los procesos siguientes.
·
Definición del nuevo convenio, asignando
porcentajes a los conceptos y sus excepciones.
·
Cálculo de la retroactividad.
·
Emisión de recibos y resultados,
pudiéndose obtener las diferencias mes a mes o acumulables.
La gestión de
recursos humanos da soporte a la Definición del Organigrama, Definición de
puestos de trabajo y funciones, así como Inventario del personal, Proceso de
selección, Evaluación, Planes de formación y de carrera, Diario de
correspondencia e Históricos de evaluación.
Este proceso se integra
en la gestión de nóminas, complementando la información de costes,
antigüedades, etc.
Desde los procesos de
selección a la ejecución de la liquidación por el desempleo, el Dpto. de RRHH
tiene una de las áreas más importantes y de mayor exposición en la
organización. Es una de las funciones más críticas de la empresa.
Necesidades del Dpto.
de RRHH que gestionan 3 áreas funcionales e integradas:
·
Los procesos de Inventario, Selección,
Promoción y asignación de personal.
·
Los procesos de nóminas.
·
Los procesos de control de presencia.
La gestión de nóminas
satisface totalmente las necesidades de la empresa, al ser un sistema global y
sólido, potente y flexible para poder mantener con rapidez y con autonomía los
cambios de la legislación que se producen con poco margen de tiempo.
La gestión de control
de presencia gestiona los procesos de control horario y Presencia de Personal
atendiendo calendarios personalizados.
El Dpto. De RRHH
permite gestionar la información de empleados siguiendo un estricto control de
autorización basado en la definición del sistema de organización definido por
Empresa, Centro de trabajo, Centro de coste, Categoría laboral y Empleado.
Es imprescindible tener
un entorno que permita tener la seguridad de que la calidad de los datos es la
correcta y donde el sistema realiza los chequeos necesarios para impedir introducir
información errónea, manteniendo el flujo lógico de ejecución.
·
Integración con el resto de módulos;
primas, producción, control de presencia, contabilidad general...
·
Abierta; a través del sistema de
formulación que permite adaptar cualquier cambio legislativo o incidencia con
total rapidez y de manera autónoma actuando sobre niveles jerárquicos (Empresa/Centro/Sección/Categoría/Empleado
y periodos)
·
Completa; resolviendo todas las
necesidades legales y facilitando amplia información tanto a niveles reales
como en simulación muy apropiada para realizar presupuestos.
·
Reprocesamiento; potenciando la
posibilidad de reprocesar nóminas por diferencias, atrasos o complementos
(Atrasos de atrasos, etc.)
·
Segura; permitiendo establecer criterios
de cierre que bloquean la información para impedir actualizaciones erróneas en
el mes o en el proceso, almacenando además los cambios que se producen
históricamente en los cálculos.
Componentes:
Contabilidad
presupuestaria – Tesorería – Operaciones no presupuestarias – Terceros –
Contabilidad general – Gestión patrimonial – Gestión de expedientes –
Contabilidad analítica – Control y ayuda a la decisión – Recaudación – Gestión
tributaria – Integración con RRHH
Módulos de gestión:
Inventario de RRHH -
Estructura organizacional – Selección de personal – Valoración de puestos
– Administración de Sueldos y Salarios – Formación – Desarrollo de personal – Exanimación
psicotécnica
Módulos de
operación:
Nómina universal –
Control fiscal – Control de créditos – Control de vacaciones – Nómina
interactiva – Control de presencia – Presupuesto de personal
Documentos
utilizados:
·
Nóminas: módulo diseñado como un conjunto de reglas, fórmulas
y cálculos y cuyo objetivo son la obtención de:
·
Cálculos y confección de los recibos de
nóminas, transferencias y cheques, etc.
·
Boletines de cotización a la seguridad
social (Tc2, TC1, Tc2/1...)
·
Impresos para Hacienda (Modelos 190, 110,
11, Certificados de retenciones, etc)
·
Informes y resúmenes de importes imputados
a Centors de costes por agrupaciones de conceptos.
Los documentos
comerciales son comprobantes de transacciones comerciales y/o financieras,
emitidos por los comerciantes o las empresas.
Utilidad; son una
constancia de las operaciones realizadas y constituyen la base del registro
contable de las operaciones realizadas.
Clasificación:
Los comprobantes
externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. EJ: facturas de compras, recibos de pagos...
Los comprobantes
internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa; facturas de ventas, presupuestos,
vales...
Están obligados a
emitir documentos comerciales quienes comercializan cosas muebles, quienes
comercializan o prestan servicios, quienes se dedican a la localización de
bienes.
Los documentos
comerciales deben ser conservados por 10 años contados desde la fecha de
emisión del documento.
·
Nota
de compra: a cada Orden de compra o nota de pedido,
es el documento que el comprador envía al vendedor especificando los bienes que
desea comprar, su precio, las condiciones de pago y, en algunos casos, la fecha
y la forma de envío de la mercancía. Obliga al comprador a adquirir la
mercancía solamente cuando la recibe en las condiciones solicitadas. Por el
contrario no obliga al vendedor salvo que haya realizado una oferta, ya sea por
medios gráficos, radiales... y el comprador le formula el pedido en las mismas
condiciones de su oferta.
Se
emite al menos por duplicado, y no genera ningún registro contable.
·
Nota
de venta: el documento por el cual el vendedor da
respuesta al comprador luego de haber recibido su orden de compra, o que
confeccione el vendedor o su comercial cuando se pacta una venta. Cuando el
pedido se ha realizado de forma verbal o telefónicamente, la nota de venta
permite “cerrar el trato”. Además permite programar la producción y entrega de
los productos.
Se emite también por duplicado y no genera
registros contables.
·
Remito: tiene dos objetivos diferentes:
·
Para el comprador: comparar con el pedido,
a efectos de controlar si es la mercancía solicitada y, fundamentalmente, para
controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación.
·
Para el vendedor: al recibir el duplicado
del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber
entregado la mercadería, que el comprador la recibió conforme y, en base al
remito, confeccionar la factura.
Es
el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las
mercaderías. Se extiende por lo general por duplicado, aunque prácticamente
siempre se emite por triplicado para que al transportista también le quede una
constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de
contabilidad, dado que generalmente los remitos se envían sin valores.
·
Factura: es el documento que el vendedor envía al comprador.
Todas las facturas deben tener determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos
por la AFIP. Es un documento registrable cuyo tamaño mínimo debe ser de 15cm de
ancho por 20cm de largo.
·
Ticket: se emite por operaciones de contado, mientras que la
factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los
tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o
controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP.
·
Recibo: quien recibe un pago, deja constancia de los valores
o bienes recibidos y el concepto por el cual los recibe extendiendo un recibo.
Este documento tiene importancia legal; constituye una prueba para quien hizo
el pago, y contable; para quien lo confeccionó es una constancia de los
ingresos de fondos y para quien lo recibe es un elemento de control de la
salida de valores.
Se emite por duplicado y se registra en
los libros contables.
·
Nota
de débito: cuando el vendedor quiere poner en
conocimiento del comprador que ha cargado en su cuenta un importe determinado,
emite una nota de débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: error
en menos en la facturación, intereses, gastos por fletes, gastos bancarios,
etc.
La nota de débito siempre origina un
aumento en la cuenta del comprador por lo que es un documento registrable.
·
Nota
de crédito: es el documento que el vendedor confecciona
y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su
cuenta un importe determinador por algunos de los siguientes motivos: error en
más en la facturación, otorgamiento de bonificaciones o descuentos, devolución
de mercancías.
Siempre origina una disminución en la
cuenta del comprador o deudor por lo que es un documento registrable.
·
Resumen
de cuenta: es usual repetir a fin de mes a los
clientes un resumen de su cuenta con la finalidad de:
Comprador:
le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de
Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor:
es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
·
Relaciones
con organismos públicos
·
Negociación con empresas de trabajo
temporal para la determinación del precio por trabajador.
·
Negociación de convenio colectivo.
Representantes sindicales de la empresa.
·
Formación del equipo de RRHH e
implantación del programa de elaboración de nóminas, liquidaciones, SS, IRPF,
etc. conectado con los organismos de la Administración vía internet.
·
Seguimiento de las aplicaciones de los
aspectos relativos a la ley de prevención de Riesgos laborales, colaborando con
las empresas y técnicos que desarrollan su aplicación.
Seguridad social,
Hacienda, Organismos autónomos administrativos, Ministerio de Ciencia,
Tecnología e Industria, sus delegaciones provinciales.
·
Procesos
de gestión financiera
Para tomar decisiones
acertadas de inversión-financiación núcleo fundamental de la financiación de la
empresa, se requiere no sólo de de una comprensión de los principios económicos
básicos, sino también de un buen conocimiento de los medios financieros
disponibles y de los mercados en que se negocia.
Parte de los recursos pueden
ser generados por la propia empresa a través del proceso de autofinanciación,
pero normalmente estos no son suficientes para cubrir sus necesidades de
inversión, por lo que tienen que buscar financiación en fuentes externas.
Por ello se necesita
una planificación financiera. Para esto se utilizan diversos instrumentos,
entre los que destaca los presupuestos, estableciéndose unos sistemas de
control de resultados a través de las desviaciones. Además hay que optimizar
los fondos, efectuando una programación de los movimientos financieros y
regulando el ciclo “compra-producción-venta”, armonizando en lo posible la
regularidad de pagos con la de cobros, o los programas de producción con las
campañas de compra y venta.
Para esto es
fundamental la elaboración de un análisis económico-financiero y el
conocimiento de los diversos modelos estáticos o dinámicos existentes.
Las funciones que, de
forma directa o indirecta, afectan al objetivo de rentabilidad de la empresa
son: planificar, organizar, dirigir, controlar el sistema establecido.
La constitución de una
empresa supone una cifra mínima de capital, que puede deberse a una exigencia
legal o tan sola a afrontar un ritmo de actividad mínima e imprescindible.
Cuando los fondos son aportados por los socios la financiación es propia,
cuando provienen de fuentes exteriores es financiación externa (créditos,
letras, pagarés, acciones u obligaciones).
El departamento
financiero se ocupa de estudiar las fuentes de financiación más adecuadas y
encontrarlas y ponerlas a disposición de la empresa. Además colocará los
excedentes de recursos en los mercados financieros a través de la denominada
gestión de tesorería.
Sus funciones
primordiales son:
·
Captar los fondos externos que menor coste
supongan.
·
Determinar la estructura financiera.
·
Concretar la política de dividendos y la
de autofinanciación.
·
Gestionar la liquidez.
·
Proporcionar información sobre la posible
evolución de la dimensión de la empresa y sobre la estructura económica.
·
Distribuir los fondos totales de que
dispone la empresa entre los distintos departamentos.
·
Investigar cada una de las alternativas
posibles de inversión.
·
Jerarquizar las inversiones por orden de
preferencia para la empresa.
·
Analizar las decisiones de inversión
secuenciales.
·
Asignar un presupuesto escaso entre la
distinta alternativa de inversión rentable.
La gestión financiera
moderna supone un rotundo cambio cualitativo en el tratamiento de los problemas
financieros, basado en la incorporación de modelos analíticos para la adopción
de decisiones, las cuales exigen la cuantificación de todo tipo de variables,
así como la fijación de una función objetivo. La moderna administración
financiera acepta, con carácter genérico, el de maximizar el valor de mercado
de la empresa desde el punto de vista de los propietarios; toda decisión que
contribuya a tal maximización será considerada adecuada desde la perspectiva
financiera contemporánea.
Un concepto muy
utilizado en la práctica es el denominado periodo medio o de maduración de
empresa (PMM). Consiste en la cuantificación del tiempo que media entre el
momento en que la empresa invierte una unidad económica en su actividad, hasta
el momento en que recupera dicha unidad por el proceso de cobro a clientes.
Documentos
utilizados
Los presupuestos
son los instrumentos fundamentales del proceso financiero.
Un presupuesto
es la cuantificación monetaria de las magnitudes que componen los programas
establecidos para la consecución de objetivos fijados en el proceso de
planificación.
La contabilidad tiene
como función satisfacer unos objetivos o necesidades de información. Para poder
cumplir esta función de manera correcta la teoría contable se basa en el uso de
unos principios operativos que se han ido configurando a través de la práctica
cotidiana.
La actividad
presupuestaria comprende tres etapas:
1.
Elaboración y aprobación del presupuesto.
2.
Realización del presupuesto.
3.
Control y auditoría del presupuesto.
Presupuesto operativo
o de explotación:
·
Presupuesto de ventas
·
Presupuesto de producción
·
Presupuesto de compras
·
Presupuesto de mano de obra
·
Presupuesto de gastos de fabricación
·
Presupuesto de existencias
Presupuesto
financiero:
·
Presupuesto financiero
·
Presupuesto de inversiones
·
Presupuesto de tesorería
Presupuesto por
programas o discrecional:
·
Presupuesto de investigación y desarrollo
·
Presupuesto de publicidad y propaganda
·
Presupuesto de Relaciones Públicas
Síntesis
presupuestaria
·
Balance provisional
·
Cuenta de resultados provisionales
Todos los presupuestos
operativos y financieros se encuentran integrados en la síntesis
presupuestaria, al tiempo de estar interrelacionados entre sí, pero de forma
muy elástica, a fin de que los desfases que se produzcan entre uno y otro
permitan controlar la realización del presupuesto.
Primero se elabora el
presupuesto de ventas, en base a un pronóstico y previsión de las ventas. A
continuación, y en función de las existencias en inventario y de la política de
gestión de stocks, se determinan las necesidades reales de cada uno de los
productos comerciales, lo que supone el programa de producción de los productos
finales. Aplicado sobre dicho programa previo de producción y descendiendo a
todos los componentes dentro de la estructura de los productos, y teniendo en
cuenta la duración, el tiempo operario y tiempo máquina de los procesos de
fabricación se elabora:
·
El presupuesto de producción para cada una
de las secciones.
·
El presupuesto de mano de obra, compras y
gastos de fabricación.
En conclusión, la
actividad presupuestaria permite fácilmente la medición efectiva del grado de
cumplimiento de las responsabilidades delegadas, atribuidas a cada responsable
y establecer un sistema de control a través de la fijación de normas que son
utilizadas posteriormente por la contabilidad analítica o de costes, en su
función de establecer los costes efectivos y las desviaciones habidas respecto
a lo previsto.
ü PROCESOS DE GESTIÓN CONTABLE
Un sistema de gestión contable
por actividades simple y eficaz utiliza los siguientes enfoques:
1.
Establece las actividades de la empresa
2.
Establece el coste y rendimiento de la
actividad. El rendimiento se mide en función del coste por salida, el tiempo de
ejecución de la actividad y la calidad de la salida.
3.
Establece la salida de la actividad. La
medida de actividad (salida) es el factor por el cual el coste de un proceso
varía más directamente.
4.
Imputa el coste de la actividad a los
objetivos de costes tales como productos, procesos y órdenes basándose en el
uso de la actividad.
5.
Establece los objetivos corporativos a
corto y largo plazo (factores clave de éxito) Esto requiere el conocimiento y
la comprensión de la estructura de coste existencial, la cual indica el grado
de eficacia de las actividades operativas para suministrar valor al cliente.
6.
Evalúa la eficacia y la eficiencia de la
actividad. Todo lo que una empresa hace - o no hace – es medido en función de
los objetivos a corto y largo plazo. Esto supone una fórmula útil sobre la cual
basar la decisión de continuar realizando una actividad, se localizan las
actividades despilfarradoras y se determina la causa del coste.
·
Ciclos
de la contabilidad de costos y registros
Una unidad de costos se
refiere a las unidades de producción o venta expresadas como medida acorde a
las características de los procesos fabriles y de comercialización. Es una base
de medición que identifica cantidades en términos físicos.
Para su determinación
se confecciona un estado de costos de fabricación, que resume los consumos de
los materiales, mano de obra y costos indirectos, y determina:
·
Costos de periodo
·
Costos de los productos terminados
·
Costos de los productos vendidos
En los estados de
costos se utiliza la fórmula:
Costo de ventas = existencia inicial +
compras – existencia final
El flujo de costos de
producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se
reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados.
El ciclo de producción
se puede dividir en tres fases principales.
1.
Almacenamiento de materias primas.
2.
Proceso de fabricación de las materias
primas.
3.
Almacenamiento de artículos terminados (en
muchas empresas el control de los artículos terminados está bajo la
jurisdicción del Dpto. de Ventas, por lo que técnicamente no se debe considerar
parte del ciclo de producción)
En la contabilidad de
costos se emplean 3 tipos de cuentas de inventario: materias primas, trabajo en
proceso y artículos terminados.
Libros de registro
·
Libro
diario: el libro de contabilidad en el que se
anotan los hechos contables por riguroso orden cronológico. Tradicionalmente se
presenta mediante el modelo americano:
Debe
|
Asiento, fecha, cuenta, explicación
|
Referencia
|
Haber
|
·
Libro
mayor: en él se debe reflejar la información
anotada en el de Diario.
Fecha
|
Explicación
|
Referencia
|
Debe
|
Haber
|
Saldo
|
La contabilidad tiene
su relación más directa con la venta y compra de los artículos que estemos
comercializando.
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